Wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego

Wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego (transkrypcja aktu)

1. ZAKRES ŚWIADCZONEJ USŁUGI

Wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego. Sporządzenie aktu i wydanie odpisu.


2. WYMAGANE DOKUMENTY DO ZAŁATWIENIA SPRAWY

  • wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego,

  • ważny dowód osobisty  - do wglądu,

  • oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego,

  • urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),

  • dowód zapłaty opłaty skarbowej


Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

  1. dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,

  2. zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,

  3. transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.


3. OPŁATY

Opłacie skarbowej podlega:

  • wpisaniu zagranicznego aktu - 50 zł

  • pełnomocnictwo do wpisaniu zagranicznego aktu, jeśli takie zostało udzielone - 17,00 zł.


Pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu i małżonkowi nie podlega opłacie skarbowej.


Opłatę skarbową można uiścić:

  • przelewem na konto Urzędu Miejskiego w Chodzieży, nr rachunku BZWBK 97 10 90 1317 0000 0000 3101 1932

  • w kasie urzędu

4. MIEJSCE ZŁOŻENIA DOKUMENTÓW

Osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego lub drogą pocztową, tradycyjną.


5. OSOBY DO KONTAKTU

Grażyna Drewniak-Dutkiewicz i Izabela Wylegała tel. 0/67 282-71-71 w. 501 (budynek Urzędu Stanu Cywilnego ul. Paderewskiego 4)



6. SPOSÓB I TERMIN ZAŁATWIENIA

Po złożeniu kompletu dokumentów - bez zbędnej zwłoki.


7. TRYB ODWOŁAWCZY

Odwołania w sprawie odmowy wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego rozpatruje Wielkopolski w Poznaniu. Odwołanie kieruje się do Wojewody za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Chodzieży. Termin odwołania: 14 dni od dnia doręczenia decyzji.


8. PODSTAWA PRAWNA

  • Art. 104, 105 i 106 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1741 ze zm.)

  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1628).

  • Ustawa z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 215, poz. 1823 ze zm.)

  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (j.t. z 2013r. poz. 267 ze zm.)

  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013r. poz.235 ze zm.)

  • Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 262 ze zm)  


9. INFORMACJE DODATKOWE

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL

 

W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokona transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.

 

Osoby uprawnione:

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego może złożyć

- osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy,

- osoba która wykaże interes prawny.

Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania czynności.

 

Uzupełnienie brakujących w zagranicznym akcie danych:

 

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją" aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.

Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej.

Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.

 

Opłata skarbowa od wydania odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po uzupełnieniu - 39 zł

 

Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

W przypadku gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.